АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ГАГАРИНСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от ___16.02.2017___ №__179__

Об утверждении Инструкции о порядке
рассмотрения обращений граждан
в Администрации муниципального образования
«Гагаринский район» Смоленской области

Руководствуясь Федеральными законами от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Уставом муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, в целях совершенствования организации работы по рассмотрению обращений граждан в Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области Администрация муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области (прилагается).
2. Управлению делами Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области (М.А. Успенская) ознакомить сотрудников Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области с настоящим постановлением под роспись.
3. Признать утратившим силу постановление Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области от 30.06.2011 №850 «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области».
4. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию и размещению на официальном сайте Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области.

Глава муниципального образования 
«Гагаринский район» Смоленской области			   Р. В. Журавлев

УТВЕРЖДЕНА
постановлением 
Администрации 
муниципального образования 
"Гагаринский район" 
Смоленской области                                                                           
от  _16.02.2017__  № _179_

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке рассмотрения обращений граждан
в Администрации муниципального образования
«Гагаринский район» Смоленской области 

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок, последовательность и сроки регистрации, рассмотрения обращений и запросов граждан Российской Федерации, объединений граждан, в том числе юридических лиц, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане), за исключением заявлений на предоставление муниципальных услуг, заявлений по вопросам надежности теплоснабжения и случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, а также определяет порядок организации личного приема граждан в Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области (далее – Администрация).
Порядок рассмотрения заявлений на предоставление муниципальных услуг определяется соответствующими административными регламентами, утвержденными постановлениями Администрации.
Порядок рассмотрения заявлений о надежности теплоснабжения осуществляется в соответствии с Правилами организации теплоснабжения в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.08.2012 № 808 «Об организации теплоснабжения в Российской Федерации и о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».
1.2. Работу с обращениями и запросами граждан, поступившими в Администрацию, организует управление делами Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области (далее - управление делами Администрации) в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», иными федеральными законами, законами и иными правовыми актами Смоленской области, Уставом муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, Регламентом Администрации, настоящей Инструкцией.
1.3. Обращения граждан рассматриваются Главой муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области (далее – Глава муниципального образования), Первым заместителем Главы муниципального образования, заместителями Главы муниципального образования, руководителями структурных подразделений Администрации, специалистами Администрации, в компетенцию которых входит разрешение вопросов, содержащихся в указанных обращениях.
1.4. Организация работы с обращениями граждан в структурных подразделениях Администрации (далее также – структурные подразделения) в соответствии с распоряжением Главы муниципального образования или приказами руководителей соответствующих структурных подразделений возлагается на одного из сотрудников.
1.5. Сотрудники структурных подразделений, непосредственно осуществляющие рассмотрение обращений граждан, несут персональную ответственность за их сохранность. 
1.6. При уходе в отпуск сотрудник структурного подразделения обязан передать имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его сотруднику. При переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности сотрудник  структурного подразделения   обязан сдать по акту все обращения граждан ответственному за делопроизводство сотруднику структурного подразделения.

2. Порядок информирования о рассмотрении обращений 

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений размещается:
- на сайте Администрации;
- в средствах массовой информации, информационных материалах;
- на информационных стендах.
2.2. Сведения  об  управлении делами Администрации:
- местонахождение:  ул. Советская, д.8, г. Гагарин;
- почтовый адрес: ул. Советская, д. 8, г. Гагарин, 215010;
-  адрес сайта Администрации: www.rodinagagarina.ru;
- адреса электронной почты в сети Интернет: gagarin@admin-smolensk.ru
- контактные телефоны: 8(48135)3-50-67, 2-51-50, 3-16-50, 3-43-04.
2.3. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) либо письменные запросы о ходе рассмотрения обращений граждан сотрудники управления делами подробно и корректно информируют обратившихся граждан о порядке и сроках рассмотрения обращений и запросов граждан, об основаниях для оставления обращений и запросов без рассмотрения и прекращения переписки, а также предоставляют иную интересующую граждан информацию по вопросу рассмотрения обращений и запросов, за исключением конфиденциальной информации и сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений и обращений,              поступивших в форме электронного документа

3.1. Последовательность действий при рассмотрении письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа 

Работа с письменными обращениями и обращениями, поступившими в форме электронного документа, осуществляется в следующей последовательности:
- прием и первичная обработка письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
- регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
- направление письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, на рассмотрение;
- рассмотрение письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
- постановка письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, на контроль;
- продление срока рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
- оформление ответов на письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений и  обращений, поступивших в форме электронного документа;
- порядок и формы контроля  рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений и
 обращений, поступивших в форме электронного документа

3.1.1. Письменное обращение может быть направлено:
- почтовым отправлением по адресу: ул. Советская, д.8, г. Гагарин, Смоленская область, 215010;
- передано лично в приемную Администрации по работе с обращениям граждан, расположенную по адресу: ул. Советская, д.8, каб.105, г. Гагарин, Смоленская область, 215010;
3.1.2. Обращение в форме электронного документа может быть направлено через официальный сайт Администрации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
3.1.3. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном федеральным законодательством и настоящей Инструкцией.
3.1.4. Письменные обращения принимаются старшим менеджером управления делами Администрации, ответственным за регистрацию (далее – менеджер, ответственный за регистрацию).
По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятого письменного обращения менеджер, ответственный за регистрацию обращений, делает отметку с указанием даты приема обращения и номера телефона для получения информации, касающейся обращения.
3.1.5. Письменные обращения, поступившие по факсимильной связи, поступившие в форме электронного документа на адрес электронной почты, на сайт Администрации, принимаются и учитываются специалистом управления делами.
3.1.6. Менеджер, ответственный за регистрацию:
- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки, невскрытыми возвращает на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- аккуратно вскрывает конверт, не повреждая надписей на его лицевой стороне, и прикрепляет его в конце письменного обращения для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления данного обращения;
- прикладывает впереди письменного обращения поступившие документы  и фотографии (разорванные документы подклеиваются);
- в случае отсутствия самого текста письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, составляет за личной подписью справку следующего содержания: «Письма в адрес Администрации нет» с указанием даты и прилагает указанную справку к поступившим документам;
- составляет в двух экземплярах акт на письменные обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе с обращениями граждан, второй приобщается к поступившему обращению.
3.1.7. Приложенные к письменному обращению подлинные документы отделяются и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются гражданину почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на его счет. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.

3.3. Регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.3.1. Письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Администрацию путем присвоения ему порядкового номера.
3.3.2. Регистрацию письменных обращений осуществляет менеджер управления делами, ответственный за регистрацию (далее – менеджер, ответственный за регистрацию).
3.3.3. Менеджер, ответственный за регистрацию:
- в регистрационной карточке системы автоматизированного электронного документооборота (далее – АСЭДО) указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес.  Если  письменное  обращение  или обращение, поступившее в форме электронного документа, подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным и при его регистрации указываются первые два или три гражданина, в том числе автор, в адрес которого подлежит направлению ответ. Коллективными являются также письменные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечает тип доставки письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа (письмо, телеграмма, электронная почта, доставлено лично и т.п.). 
- на лицевой стороне первого листа письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в правом нижнем углу, свободном от текста, проставляет штамп с присвоением регистрационного номера и указанием даты поступления. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен на письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла.
3.3.4. Если гражданин направил  несколько письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, по разным вопросам, то на каждое обращение заводится отдельная учетная карточка в АСЭДО.
3.3.5. Дубликаты письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, повторные  обращения указанной категории, а также письменные  обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа,   делается пометка «Повторно», указывается регистрационный номер предыдущего письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, подбирается вся предшествующая переписка.
3.3.6. После регистрации письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в АСЭДО менеджер, ответственный за регистрацию:
- прочитывает письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, определяет его тематику, выявляет поставленные в данном обращении вопросы;
- проверяет письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской. Повторным считается письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа,  направленное  одним и тем же гражданином по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок  рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом;
- вводит аннотацию к письменному обращению или обращению, поступившему в форме электронного документа. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа;
- осуществляет ввод в АСЭДО необходимых примечаний;
- на поручениях о рассмотрении письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп «Контроль», на поручениях, поступивших из федеральных органов государственной власти (при принятии соответствующего решения), - штамп «Особый контроль». В случае, если в поручении указан срок рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, проставляет штамп «Контроль» с указанием срока исполнения.
3.3.7. После регистрации письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, и составления к ним аннотаций менеджер, ответственный за регистрацию, направляет их на рассмотрение Главе муниципального образования.

3.4. Направление письменных обращений и  обращений, поступивших в форме электронного документа, на рассмотрение

3.4.1. Глава муниципального образования или его заместитель,  исходя из содержания письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа,  принимает  решение о направлении их на   рассмотрение  заместителям Главы муниципального образования, руководителям структурных подразделений.
3.4.2. Если письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, сотрудники Администрации направляют его в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору Смоленской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
3.4.3. Резолюция о рассмотрении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, должно включать фамилию заместителя Главы муниципального образования, руководителя  структурного подразделения, руководителей организаций, учреждений, органов местного самоуправления муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, электронно-цифровую подпись Главы муниципального образования или его заместителя (с расшифровкой), давшего поручение, и дату.
3.4.4. В тексте поручения о рассмотрении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, может содержаться указание «Срочно», «Незамедлительно» или «Оперативно», предусматривающее конкретный срок исполнения поручения, начиная со дня его подписания.
3.4.6. Письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения или содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики, вновь поднимаются ранее рассмотренные вопросы (по которым давались ответы и которые соответственно не требуют дополнительного рассмотрения), списываются в архив. На таких письменных обращениях или обращениях, поступивших в форме электронного документа (в левомм верхнем углу первого листа), делается пометка «В дело».
3.4.7. Письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа,  с просьбами о личном приеме Главой муниципального образования рассматриваются как письменные обращения. Менеджер, ответственный за регистрацию, направляет обратившимся гражданам сообщения о записи на личный прием либо разъясняют порядок записи на прием в зависимости от содержания письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа.

3.5. Рассмотрение письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа 

3.5.1. Основанием для рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа в Администрацию, является поступившее, зарегистрированное в установленном порядке письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа.
3.5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
- в случае необходимости запрашивает, в том числе в электронной форме, дополнительные материалы и получает объяснения от гражданина и иных юридических и физических лиц;
- при необходимости комиссионного рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материалов по итогам рассмотрения обращения и подготовку ответа гражданину;
- в случаях необходимости привлекает к рассмотрению письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, переводчиков и экспертов;
- принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- уведомляет гражданина о перенаправлении его письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, на рассмотрение в другой  орган местного самоуправления муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;
- направляет гражданину ответ по существу поставленных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, вопросов.
3.5.2 Письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа рассматриваются в сроки, указанные в резолюции, в пределах сроков, установленных действующим законодательством.
3.5.3. В случае, если в резолюции Главы муниципального образования или его заместителя рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Соисполнители в течение пятнадцати дней со дня поступления поручения, но не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
3.5.4. В случае, если  письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, по мнению должностного лица (исполнителя), направлено не по принадлежности, данное обращение в двухдневный срок должно быть возвращено менеджеру, ответственному за регистрацию, для его переадресации или перенаправления в государственный орган, орган местного самоуправления муниципального образования Смоленской области, должностному лицу в семидневный срок со дня поступления для рассмотрения в соответствии с компетенцией.
3.5.5. Рассмотрение письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
3.5.7. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
3.5.8. Гражданин вправе получить на свое письменное обращение письменный ответ, а в случае поступления обращения в форме электронного документа – ответ в форме электронного документа по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:
- если в обращении не указаны фамилия и почтовый адрес гражданина, по которому должен быть направлен ответ, или адрес  его электронной почты – если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;
- если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (данное обращение подлежит направлению в  орган в соответствии с его компетенцией);
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);
- если полученное письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (данное обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом);
- если в обращении содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение);
- если по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- если от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения его обращения.
3.5.9. Письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему  обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.5.10. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в  орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.6. Постановка письменных обращений и  обращений, поступивших в форме электронного документа, на контроль

3.6.1. На контроль ставятся письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, в которых мотивированно сообщается о грубых нарушениях законных прав и интересов граждан, а также  письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа,  по вопросам, имеющим большое общественное значение.
Постановка письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа,  на контроль производится с целью выявления принятых мер в случае повторности (многократности) обращений.
3.6.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, его заместителей, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, его заместителей и помощников, Губернатора, первого заместителя Губернатора, председателя Смоленской областной Думы, начальника Управления  Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и его заместителей о рассмотрении обращений, Аппарата Администрации Смоленской области.
3.6.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации о рассмотрении обращений.
Срок рассмотрения таких обращений составляет 15 дней. Продление указанного срока производится только Главой муниципального образования или его заместителем.
На особый контроль могут быть поставлены и иные поручения по рассмотрению письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, направленные для рассмотрения Главы муниципального образования.
3.6.4. На письменных обращениях или обращениях, поступивших в форме электронного документа, взятых на контроль или особый контроль, перед направлением на рассмотрение менеджер, ответственный за регистрацию, проставляет отметку «Контроль» или «Особый контроль».
3.6.5. В случае, если в ответе указывается, что вопрос, поставленный гражданином, будет решен в течение определенного периода, письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем гражданину направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном разрешении вопроса.
3.6.6. Контроль соблюдения сроков рассмотрения письменных обращений и  обращений, поступивших в форме электронного документа, взятых на контроль и особый контроль, осуществляет менеджер, ответственный за регистрацию, а также органы местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области, должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений данной категории. 

3.7. Продление срока рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа 

3.7.1. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, сведений, а также при направлении запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в иной орган, орган местного самоуправления муниципального образования Смоленской области или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
3.7.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, должностное лицо - ответственный исполнитель направляет служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения данного обращения должностному лицу, по поручению которого рассматривается указанное обращение.
3.7.3. После принятия должностным лицом, указанным в пункте 3.7.2  настоящего подраздела, решения о продлении срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, ответственный исполнитель направляет гражданину – автору данного обращения уведомление о продлении срока рассмотрения поданного им обращения.

3.8. Оформление ответов на письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа

3.8.1. Ответы на письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа, подписывает Глава муниципального образования, либо иное уполномоченное на то лицо.
3.8.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, давать исчерпывающе пояснения на все поставленные в обращении вопросы со ссылками на конкретные нормы права. В случае подтверждения фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты при ее рассмотрении, в том числе к виновным должностным лицам.
3.8.4. В ответе в федеральные органы государственной власти должно быть указано на то, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения его  письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в отношении коллективных обращений - кому именно из обратившихся граждан направлен ответ.
3.8.5. Ответы гражданам и в федеральные органы государственной власти печатаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу на копии ответа исполнитель обязательно указывает свою фамилию, инициалы и номер служебного телефона.
3.8.6. Подлинники письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.
3.8.7. Если на письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
3.8.8. После завершения рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, и направления ответа гражданину экземпляр ответа и подлинник соответствующего обращения и материалы, относящиеся к его рассмотрению, остаются  на хранении у исполнителя, а копия экземпляра ответа и копия соответствующего обращения у менеджера, ответственного за регистрацию.
3.8.9. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа (если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела). Справка о результатах рассмотрения  письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, передается менеджеру, ответственному за регистрацию, и сканируется в электронную карточку обращения в АСЭДО, а ее копия прикладывается исполнителем к материалам по рассмотрению обращения.
Сведения о ходе исполнения письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, направляются исполнителем менеджеру, ответственному за регистрацию, посредством АСЭДО.
3.8.10. Копии ответов на поручения государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований и других организаций о рассмотрении письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, передаются менеджером, ответственным за регистрацию, исполнителям.
Менеджер, ответственный за регистрацию, проверяет ответ на соответствие требованиям настоящей Инструкции, сканирует его в АСЭДО, в графу «Исполнение» вписывает краткое содержание, одновременно уточняя факт внесения исполнителем сведений о ходе исполнения обращения в АСЭДО. 
3.8.11. Оформление дел по результатам рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

3.9. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа  

3.9.1. С момента регистрации письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, гражданин имеет право на получение информации о ходе рассмотрения соответствующего обращения, на ознакомление с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
3.9.2. Информирование о рассмотрении обращений граждан осуществляется сотрудниками управления делами Администрации ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с понедельника по пятницу с 09 до 12 часов и с 15 до 17 часов, в предпраздничные дни с 10 до 15 часов, при личном обращении граждан или их представителей в приемную Администрации, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.
3.9.3. Справки о ходе рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, предоставляются специалистами структурных подразделений, ответственными за подготовку ответа (далее – специалист отдела).
3.9.4. При ответах на устные (по телефону или лично) либо письменные запросы о ходе рассмотрения обращений граждан сотрудники подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информируют обратившихся о порядке и сроках рассмотрения обращений, основаниях для оставления обращений без рассмотрения и прекращения переписки. 
3.9.5. Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
3.9.6. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося гражданина другому сотруднику или должностному лицу либо сообщить номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию. Специалист может предложить гражданину обратиться с вопросом письменно или назначить другое удобное для него время для устного информирования о порядке рассмотрения обращения.
3.9.7. В ответах на письменные запросы о ходе рассмотрения обращений граждан должны указываться фамилия, инициалы и номер служебного телефона должностного лица - исполнителя.

3.10. Порядок и формы контроля  рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.10.1. Контроль  полноты и качества рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа,   включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
3.10.2. Текущий контроль  соблюдения последовательности действий при рассмотрении обращений и принятием соответствующих решений осуществляется заместителями Главы муниципального образования, руководителями структурных подразделений Администрации.
3.10.3. Текущий контроль рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа,  осуществляется путем проведения управлением делами Администрации совместно с руководителем структурного подразделения проверок соблюдения и исполнения специалистами структурных подразделений положений настоящей Инструкции, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Смоленской области.
Периодичность осуществления такого контроля устанавливается управлением делами Администрации.
3.10.4. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, осуществляется управлением делами Администрации.
Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, находящихся на рассмотрении в структурных подразделениях Администрации, осуществляют их руководители.

4. Организация личного приема граждан  

Личный прием граждан Главой муниципального образования, его заместителями и уполномоченным лицом осуществляется в соответствии с Положением о приемной по обращениям граждан Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, утвержденным правовым актом Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области.

5. Организация выездного личного приема граждан

5.1. Организация работы по проведению выездных личных приемов граждан Главой муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области возлагается на специалиста первой категории управления делами во взаимодействии с руководителями муниципальных образований сельских поселений, в зданиях которых проводятся соответствующие выездные личные приемы.
5.2. Проведение выездных личных приемов планируется по результатам анализа обращений или мониторинга социально-экономического развития соответствующих муниципальных образований Гагаринского района Смоленской области.
5.3. Выездные личные приемы граждан проводятся на основании графика приема.
5.4. Копия утвержденного графика приема Главой направляется для сведения в Администрации сельских поселений, на территориях которых будет проводиться выездной личный прием.
5.5. О предстоящем выездном личном приеме граждан население муниципального образования сельского поселения заранее информируется путем вывешивания объявлений на информационных стендах и публикаций в СМИ.
5.6. Анализ результатов проведения выездных личных приемов граждан, контроль за рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших в ходе их проведения, осуществляется специалистом первой категории управления делами.
Руководители Администраций сельских поселений Гагаринского района Смоленской области обеспечивают организационно-техническое обеспечение выездного личного приема граждан.
 
6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
соответственно осуществляемых и принимаемых
в ходе рассмотрения обращений
 
6.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе рассмотрения обращений граждан, могут быть обжалованы во внесудебном порядке и (или) в суде.
6.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области определяется федеральным и областным законодательством.
6.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений граждан, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.