АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области 
муниципальной услуги 
«Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий».
 
1. Общие положения

          1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий при предоставлении архивным отделом Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области (далее – Отдел) муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий».
        
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

            2.2.1. Муниципальная услуга предоставляется Отделом.
2.2.2. Местонахождение Отдела: 
- Почтовый адрес Отдела для направления обращений: ул.Стройотрядовская, д.10, г. Гагарин, Смоленская обл., 215010.
- Тел. (8-481-35) 3-53-05;
- Электронный адрес в сети «Интернет»: arhiv.gag@yandex.ru
          2.2.3. Режим работы отдела: 
          - понедельник – пятница с 08.00 до 17.30;
- перерыв на обед с 12.30 до 14.00;
- прием посетителей: понедельник – среда с 08.30 до 17.00, четверг пятница с 08.30 до 12.30. 
График работы Отдела по предоставлению муниципальной услуги:
Отдел предоставляет услугу во время приема посетителей. 

2.3. Конечный результат предоставления муниципальной услуги

          Отдел предоставляет услугу только на основании хранящихся в отделе документов. В случае отсутствия в Отделе необходимых документов пользователю даются рекомендации, куда он может обратиться для их поиска.
          Конечный результат предоставления муниципальной услуги – выдача пользователям  архивных справок, архивных выписок, архивных копий или писем об отсутствии документов или сведений.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1. 2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется на основании письменных запросов юридических и физических лиц, заявлений, написанных непосредственно в отделе, заявок, поданных через Гагаринский МФЦ. 
2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату Отдела (документы каких организаций, учреждений и предприятий хранятся в Отделе) – не более 15 дней с момента регистрации запроса.
2.4.3. В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения Главы Администрации, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением пользователя.
2.4.4. Запрос,  не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление  муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:  
           - Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №   43, ст.  4169; 2006, №  50, ст.  5280); 
          - Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №   19, ст.  2060);
- Федеральным законом от 27 июля 2010  №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; 
          - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №  19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, №   20, 14.05.2007); 
          - Приказом   Министерства   юстиции   Российской   Федерации  от 14.12.2006 №   363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве   юстиции    Российской   Федерации    29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, №   11, 12.03.2007);
- Регламентом Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, утвержденным постановлением Администрации муниципального образования «Гагаринский район»  Смоленской области от 09.01.2008 № 1;
- Положением об архивном отделе Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области, утвержденном постановлением Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области  от 22.03.2007 №228.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления 
муниципальной услуги

          2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос или запрос пользователя по электронной почте в адрес Отдела, либо запрос, поданный через Гагаринский МФЦ.
          2.6.2. В запросе указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, год и место его рождения, почтовый и (или) электронный адрес, гражданство, а также, в зависимости от содержания запроса, другие сведения, необходимые для его исполнения:
- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, дата поступления для обучения и дата его окончания;
- о стаже работы - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, период работы, должность;
-  о  заработной плате для назначения пенсии,  социальных  льгот  –  сведения  о ведомственной подчиненности и адрес органа, организации, период работы, должность;
- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, наименование органа, решением которого произведено награждение, место работы в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
2.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
          Основанием для отказа в приеме запроса (заявления) для предоставления муниципальной услуги является отсутствие в запросе необходимых сведений, либо документов для исполнения запроса:
        - фамилии, имени, отчества (при наличии) пользователя;
        - почтового и (или) электронного адреса пользователя;
        - темы (вопроса) запроса;
        - хронологии запрашиваемой информации;
        -документов, подтверждающих полномочия для истребования сведений, содержащих персональные данные.
2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.8.1. Отсутствие у пользователя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.
2.8.2.	Если запрос не поддается  прочтению, ответ на обращение  не дается, о чем в течение 7 дней со дня его регистрации сообщается пользователю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.8.3.	Если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашений сведений, носящих конфиденциальный характер.
2.8.4.	Если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства.   

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Поступившие запросы исполняются Отделом бесплатно.

2.10.	Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
          
          Максимальный срок ожидания при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии, письма об отсутствии документов или сведений при обращении пользователя лично не может превышать 15 минут.
        
2.11. Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги

          Поступившие в отдел письменные запросы (заявления) регистрируются в электронном журнале начальником (специалистом) Отдела  в  день получения.  

2.12.	Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги  
          2.12.1. Помещения ожидания и приема пользователей  должны  быть оборудованы  противопожарной  системой  и средствами порошкового пожаротушения.
          2.12.2. Помещения ожидания и приема пользователей должны быть оборудованы системой охраны.          
          2.12.3. Помещения ожидания и приема пользователей должны быть оборудовано стульями (диванами, креслами) и столами (стойками) для возможности оформления документов.
          2.12.4. В помещениях ожидания и приема пользователей должно быть естественное и искусственное освещение; окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи (занавесей). 

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Муниципальная услуга доступна физическим и юридическим лицам. 

2.14. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги

Пользователям подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Информирование о муниципальной услуге

3.1.1. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги может    предоставляться    сотрудниками отдела:
          - по телефону; 
          - по письменным обращениям; 
          - при личном обращении;
          - посредством официального сайта  Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области – www:rodinagagarina.ru.   
3.1.2. При ответах  на телефонные звонки граждан по  вопросу  получения
муниципальной услуги сотрудники Отдела  обязаны: 
- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги, стараясь избегать конфликтных ситуаций. 
3.1.3. Прием граждан осуществляется начальником Отдела (другими специалистами отдела) во время, предусмотренное режимом работы Отдела для приема посетителей. 
3.1.4. В связи с функционированием  на территории г. Гагарина   Гагаринского МФЦ филиала СОГБУ «Многофункциональный центр» (далее МФЦ) информирование (консультирование) заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется МФЦ в следующих формах:
- личное консультирование специалистами МФЦ по адресу места нахождения МФЦ (ул. Гагарина, д. 43, г. Гагарин, Смоленская область, 215010) в установленные часы приема: понедельник – пятница:  с 10-00 до 19-00, без перерыва, суббота с 9-00 до 19-00, перерыв с 14-00 до 15-00 выходной  - воскресенье;
- консультирование по телефону (8(48135) 6-11-19, 6-11-20);
- информирование на официальном сайте МФЦ о порядке, способах и условиях получения муниципальной услуги:
- информирование по электронной почте (mfcgagarin1@admin.smolensk.ru).

3.2. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

          3.2.1. Предоставление муниципальной услуги  включает в себя следующие административные процедуры:          
- прием письменных запросов пользователей;
- регистрация и учет обращений по установленной форме;
- рассмотрение запросов;
- продление или сокращение сроков исполнения запросов;
- подготовка ответов по существу поставленных вопросов;
          - отправка пользователям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
         3.2.2. Прием письменных запросов пользователей.
 3.2.2.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является поступление письменного запроса юридического или физического лица. 
3.2.2.2. Запрос может быть оформлен на соответствующем бланке (приложение №1) пользователем в Отделе, доставлен в Отдел непосредственно гражданином, либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, информационным системам общего пользования, либо подан через Гагаринский МФЦ.
3.2.2.3. Запросы рассматриваются начальником (специалистом) Отдела, регистрируются в день поступления в электронном журнале.
3.2.2.4. В левом верхнем углу первой страницы запроса, поступившего по почте, либо по электронной почте проставляется штамп:  
А	Б	В	Г	
				
- в графе А проставляется регистрационный номер;
- в графе Б проставляется характер запроса (1- социально правовой, 2- тематический);
- в графах В и Г после подготовки справки проставляются служебные отметки о сотруднике, подготовившем справку, и о результате рассмотрения заявления соответственно.
 В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.
3.2.2.5. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом под штампом делается пометка «Повторно», указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса Отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.
3.2.2.6. Запрос,  не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.
3.2.2.7. При поступлении в Отдел Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.2.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, Отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки, либо в сроки, согласованные с органом, оформившим запрос.
3.2.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Отделом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
3.2.5.	Генеалогический запрос пользователя Отдел исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.
3.2.6. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах,  составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов.
Описание последовательности действий отражено в Блок-схеме последовательности действий (Приложение № 2 к настоящему Регламенту).
3.3. Подготовка ответов пользователям
          3.3.1. Подготовку ответов пользователям  начальник (специалист)  Отдела осуществляет  в течение 30 дней со дня регистрации запроса (заявления) по материалам, хранящимся в отделе. Ответ может быть подготовлен в виде:
          - письменного уведомления пользователя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию, в которых могут храниться документы, содержащие необходимые для оформления справки, выписки, копии, сведения; 
          - письменного уведомления пользователя о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;
          - архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
          - письменного уведомления  об  отсутствии  запрашиваемых  сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. 
3.4. Отправка пользователям ответов, архивных справок, архивных выписок и архивных копий
3.4.1 Ответ на запрос   пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
3.4.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справок, выписки, копии расписывается в бланке заявления, либо (в случае оформления запроса в произвольной форме) на втором экземпляре справки, выписки, копии с проставлением даты.
В случае  оформления запроса через Гагаринский МФЦ архивная справка, архивная выписка, архивная копия выдается гражданину специалистом МФЦ по указанной выше схеме 
3.4.3. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.
3.4.4. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
3.4.5. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, направляемая в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
        3.4.6. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств-участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, дом 12, город Москва, 119200).
       3.4.7. Проставление апостиля осуществляется в соответствии с Административным регламентом предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».
3.4.8. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в Отделе 5 лет.

4. Формы контроля исполнения административного регламента

          Контроль исполнения настоящего регламента осуществляется управляющим делами Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области. 

5. Внесудебный порядок обжалования решений и действий (бездействия) отдела, его должностных лиц и муниципальных служащих

          5.1 Действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления  муниципальной услуги, могут быть обжалованы во внесудебном порядке и (или) в суде.
         5.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела определяется федеральным и областным законодательством.
         5.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Приложение № 2 
к Административному регламенту предоставления Архивным отделом муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»

Блок-схема последовательности действий Архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»»

Запрос заявителя

Начало предоставления муниципальной услуги

Регистрация запроса

	

Анализ тематики обращения (запроса). Принятие решения о возможности исполнения

Поиск необходимых документов для исполнения обращения (запроса)

Уведомление пользователя о необходимости уточнения тематики и предоставлении дополнительных сведений для исполнения обращения (запроса)

Оформление архивной справки, архивной копии, архивной выписки.

выдача (отправка) уведомления	

выдача (отправление) архивной справки,
архивной копии, архивной выписки

Условные обозначения

Начало или завершение административной            процедуры
		
                                                         	        Операция, действие, мероприятие

Ситуация выбора, принятие решения

Внешний документ (входящий, исходящий)

Приложение № 1 
к Административному регламенту предоставления Архивным отделом муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»
А	Б	В	Г	

_________________________________
Фамилия
_________________________________
Имя
_________________________________
Отчество
_________________________________
Место проживания

ЗАЯВЛЕНИЕ
ПРОШУ ВЫДАТЬ ___________________________________________________________________
(Краткое содержание запроса)
___________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

«___»_____________20__года                                            __________________
                                                                                                                                                                                                   (подпись)
Получил_________________                                     «__»_______________20__года
                                            (подпись)